Profilul clientului trebuie să arate relația profesională completă, nu doar datele de contact: cauze, contracte, documente, termene și responsabil.
Clientul este punctul comun al mai multor fluxuri
Un client poate avea mai multe dosare, spețe în analiză, contracte, documente și sarcini. Dacă aceste informații sunt păstrate în foldere sau aplicații diferite, imaginea relației profesionale devine greu de reconstruit.
Profilul clientului trebuie să ofere acces la informațiile de identificare, persoana responsabilă, următorul termen și toate elementele asociate. Acest model este util atât pentru persoane fizice, cât și pentru persoane juridice.
Persoanele fizice și juridice au date diferite
Pentru persoana fizică sunt relevante numele, datele de contact, adresa și informațiile de identificare necesare. Pentru persoana juridică apar denumirea, CUI-ul, sediul și datele obținute sau actualizate din sursele disponibile.
Interfața trebuie să recunoască tipul clientului, dar să permită și corectarea lui. Abrevieri precum SRL, SA sau alte forme juridice pot ajuta la identificare, însă utilizatorul trebuie să păstreze controlul asupra selecției.
Documentele au nevoie de context, nu doar de spațiu
Încărcarea fără limită de spațiu este utilă, dar organizarea contează la fel de mult. Un document trebuie asociat clientului, dosarului, speței sau sarcinii relevante și trebuie să poată fi previzualizat fără descărcări inutile.
Denumirile clare, căutarea consecventă și istoricul activității reduc timpul consumat pentru găsirea fișierelor. Atunci când nu există documente, interfața nu trebuie să creeze scrolluri sau spații artificiale.
Responsabilitatea trebuie să fie vizibilă
În echipe, fiecare client sau cauză are nevoie de un responsabil clar. Membrii acceptați în echipă trebuie să apară în toate selectoarele relevante, fără apeluri redundante către backend.
Notificările trebuie trimise persoanelor implicate, nu automat tuturor. De exemplu, utilizatorul care face o modificare nu are nevoie de o notificare despre propria acțiune.
Creșterea cabinetului nu ar trebui blocată de limite artificiale
O evidență profesională trebuie să poată crește odată cu activitatea. Limitarea numărului de clienți, dosare sau documente obligă cabinetul să decidă ce informație să păstreze, deși istoricul poate deveni important ulterior.
O structură unitară și fără astfel de praguri permite păstrarea continuității relației cu clientul și reduce migrarea periodică între instrumente.
Răspunsuri pe scurt
Pot gestiona atât persoane fizice, cât și persoane juridice?+
Da. Fiecare tip de client are câmpuri potrivite, iar cauzele, contractele și documentele sunt asociate aceluiași profil.
Există o limită pentru clienți sau documente?+
Portalul Avocatului nu limitează numărul clienților și nici spațiul pentru documentele încărcate.
Pot vedea toate dosarele unui client?+
Da. Profilul clientului centralizează dosarele, spețele și celelalte elemente asociate și permite deschiderea lor directă.