Dosarul public și munca internă a echipei trebuie să se întâlnească într-un singur context, fără introducere repetată și fără istorii paralele.
Dosarul public nu conține întreaga activitate a echipei
Portal Just și evidențele ICCJ oferă date esențiale despre cauză: instanță, părți, obiect, stadiu și ședințe. Pentru activitatea internă sunt însă necesare și responsabilul, observațiile, documentele, sarcinile și actele emise.
Un sistem eficient păstrează datele sincronizate și le completează cu acest context intern. Astfel, actualizarea informațiilor publice nu înlocuiește munca echipei și nici nu o obligă să întrețină două evidențe independente.
Sincronizarea trebuie să fie controlată
Actualizarea manuală, disponibilă per dosar, este utilă atunci când echipa are nevoie imediat de informații noi. În același timp, o limită rezonabilă între sincronizări previne solicitările repetate și protejează stabilitatea integrării.
Ultima actualizare trebuie să fie vizibilă, astfel încât utilizatorul să știe dacă datele sunt recente. Pentru sursele diferite, precum Portal Just și ICCJ, denumirea sursei trebuie comunicată clar.
Speța internă poate deveni dosar
Activitatea începe adesea înainte să existe un număr oficial de dosar. Echipa discută cu clientul, analizează documente, creează sarcini și formulează observații într-o speță internă.
Când cauza ajunge în instanță, speța ar trebui transformată în dosar fără copiere manuală. Clientul, titlul, categoria, documentele, sarcinile, actele și istoricul trebuie să rămână accesibile, iar originea dosarului să fie prezentată într-un card clar, nu ascunsă într-un text tehnic.
Ordinea informației contează
Pe overview, dosarele active și cele nou adăugate trebuie să fie ușor de găsit. În pagina de detaliu, următorul termen, situația dosarului, clienții, acțiunile rapide și conținutul cauzei trebuie prioritizate.
Pe telefon, ordinea cardurilor și densitatea headerului devin și mai importante. Utilizatorul trebuie să ajungă rapid la termen, client și acțiunile uzuale fără ca elementele fixe să ocupe ecranul.
Istoricul este parte din dosar
Un dosar nu este doar starea lui actuală. Termenele trecute, sarcinile finalizate, documentele, actele emise și modificările importante explică evoluția cauzei.
Auditul trebuie să arate schimbările relevante, dar să evite notificările inutile către persoana care tocmai a făcut modificarea. Scopul este trasabilitatea, nu crearea unui flux de zgomot.
Răspunsuri pe scurt
Se pot sincroniza dosarele atât cu Portal Just, cât și cu ICCJ?+
Da. Sursa potrivită depinde de dosar, iar informațiile sincronizate sunt completate cu activitatea internă a echipei.
Ce se întâmplă cu informațiile când o speță devine dosar?+
Contextul construit în speță rămâne asociat: client, descriere, sarcini, documente, acte și istoric.
Există o limită pentru numărul de dosare?+
Portalul Avocatului nu limitează numărul dosarelor sau al spețelor adăugate.