Datele formei de exercitare, seriile și numerele trebuie administrate coerent, iar actele emise trebuie să rămână legate de client și cauză.
Configurarea formei de exercitare trebuie reutilizată
Denumirea formei de exercitare, sediul, decizia baroului și celelalte date profesionale sunt comune mai multor documente. Ele trebuie configurate o singură dată și utilizate atât la contracte, cât și la împuterniciri și delegații.
Seria și numerotarea sunt însă specifice fiecărui tip de act. O serie pentru contracte nu trebuie confundată cu seria împuternicirilor. Interfața de configurare trebuie să arate clar ce registru este administrat, ultimul număr folosit și câte numere mai sunt disponibile.
Draftul și emiterea sunt stări diferite
În draft, utilizatorul trebuie să poată completa, modifica și previzualiza documentul. Previzualizarea este importantă înaintea emiterii, pentru verificarea clientului, obiectului, onorariului, datei și a celorlalte mențiuni.
Emiterea definitivă trebuie confirmată explicit. În acel moment actul primește seria și numărul definitiv și nu mai poate fi tratat ca un formular obișnuit. Mesajul de confirmare trebuie să explice această consecință înainte de continuare.
Contractul folosește datele deja existente
Clientul poate fi selectat direct sau preluat din dosarul ori speța asociată. Forma de exercitare vine din configurarea comună, iar obiectul contractului poate include mai multe servicii juridice.
Onorariul, cheltuielile, alte mențiuni și data rămân configurabile. Documentul final trebuie să păstreze conținutul juridic necesar într-un format compact, lizibil și potrivit pentru o singură pagină atunci când volumul datelor permite.
Împuternicirea și delegația urmează același limbaj vizual
Cele trei tipuri de acte trebuie afișate prin aceeași componentă: informații compacte, status vizibil, acțiuni previzibile și deschiderea documentului într-un tab nou.
Un singur buton de adăugare poate deschide alegerea tipului de act, indiferent de tabul activ. Această consecvență reduce nevoia de a învăța fluxuri diferite pentru operațiuni apropiate.
Actul emis trebuie găsit în toate contextele relevante
După emitere, documentul trebuie să apară în modulul Acte profesionale și în dosarul, speța sau profilul clientului asociat. Nu este nevoie de pagini paralele cu design diferit pentru același act.
Păstrarea actelor lângă cauză ajută atât accesul rapid, cât și trasabilitatea. Utilizatorul vede ce a fost emis, pentru cine, când și în ce context profesional.
Răspunsuri pe scurt
Seria contractelor este aceeași cu seria împuternicirilor?+
Nu. Forma de exercitare este comună, dar seriile și numerotarea sunt administrate separat pentru fiecare tip de act.
Pot previzualiza un contract aflat în draft?+
Da. Previzualizarea trebuie să fie disponibilă înainte de emiterea definitivă și atribuirea seriei și numărului.
Unde găsesc actul după emitere?+
Actul rămâne în modulul Acte profesionale și este afișat și în dosarul, speța sau clientul asociat.